Ochrona Danych Osobowych

Informacja

Informujemy, że podmiotem przetwarzającym Państwa dane osobowe, a więc Administratorem Danych Osobowych (ADO) jest Burmistrz Zabłudowa z siedzibą w Zabłudowie przy ulicy Rynek 8 nazywany dalej „urząd”.

W sprawach ochrony danych osobowych został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych (IOD) Pan Sebastian Pugacewicz, do którego można kontaktować się za pośrednictwem:

• e-mail: iod@zabludow.pl
• Pocztowo: Inspektor Ochrony Danych, Urząd Miejski w Zabłudowie, ul. Rynek 8, 16-060 Zabłudów
• Przez platformę ePUAP
• Przez Cyfrowy Urząd

Gdy mowa o danych osobowych należy przez to rozumieć dane mogące w sposób bezpośredni lub pośredni ale jednoznaczny, bez nadmiernych kosztów, czasu i działań, określić konkretną osobę fizyczną.
Danymi osobowymi nie są dane firm.

Czyje dane osobowe są przetwarzane

Urząd przetwarza dane osobowe osób zamieszkujących i zameldowanych na terenie gminy Zabłudów, pracowników i kandydatów do pracy w urzędzie oraz osób zainteresowanych - składających pisma do urzędu i załatwiających sprawy w tutejszym urzędzie np. akty zgonu, akty zawarcia związku małżeńskiego, dostęp do informacji publicznej etc.

Źródło danych osobowych

W przypadku:

1. Realizacji celu publicznego na podstawie odrębnych przepisów lub dobra interesu osoby fizycznej – z Systemów Rejestrów Państwowych lub złożonych oświadczeń, pism, przedstawionych dokumentów.
   :
   1. Wykonanie spisu uprawnionych do głosowania w wyborach powszechnych, na podstawie Ustawy z dn. 5 stycznia 2011 Kodeks Wyborczy, zawierają m.in. - Imię, Nazwisko, PESEL, Adres zamieszkania – dane są pobierane z rejestrów państwowych.
2. Realizacji zawartej umowy, dane niezbędne do jej realizacji – ze złożonych oświadczeń, pism i przedstawionych dokumentów.
   :
   1. Wystawienie faktury za pobór wody i odprowadzenie ścieków, na podstawie zawartej umowy, dane pochodzące ze złożonych dokumentów, zawierają m.in. – Imię Nazwisko, adres zamieszkania, adres przyłącza.
3. Dobrowolnej zgody – za podstawie składanych oświadczeń, pism, przedstawianych dokumentów.
   :
   1. Składacie Państwo ofertę podjęcia pracy na rzecz gminy załączając CV, na podstawie Państwa zgody na przetwarzanie danych osobowych w postaci dołączonej lub zamieszczonej zgody w formie oświadczenia. Sami Państwo określacie zakres danych zawartych w tym dokumencie – choć niezbędne celem skomunikowania się, określenia Państwa personaliów, określenia kompetencji czy doświadczenia zawodowego.

Cel i podstawa prawna przetwarzania danych.

Urząd przetwarza dane osobowe realizując obowiązki wynikające z przepisów prawa, między innymi:

• ustawa z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych - dodatkowe klauzule ponizej w plikach do pobrania;
• ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności - dodatkowe klauzule ponizej w plikach do pobrania;
• ustawa z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej;
• ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami;
• ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego - dodatkowe klauzule ponizej w plikach do pobrania;
• ustawą z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych;
• ustawa z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym;
• ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty;
• ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym;
• ustawa z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej;
• ustawa z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach;
• ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej;
• ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

oraz przepisami wykonawczymi do wymienionych ustaw.

Urząd realizuje również postanowienia umowne zawierane z osobami fizycznymi a dane osobowe przetwarzane są w ich zakresie wyłącznie do realizacji tych umów. np. umów na wywóz nieczystości.

Przetwarzane są również dane przekazywane dobrowolnie, w celu skontaktowania się z państwem w danej sprawie, udzielenia odpowiedzi lub w celach rekrutacji.

Rodzaj przetwarzanych danych

Urząd przetwarza następujące dane:
imiona, nazwiska, adresy, nr PESEL, imiona rodziców, nr dokumentów, nr telefonów, nr NIP, nr REGON, nr ewidencyjny, nr działek, adresy e-mail, adresy IP, wysokości podatków, wysokości opłat, wysokości wypłat, stan cywilny, stosunek do służby wojskowej, o ilości i imionach dzieci, o spełnianiu obowiązku szkolnego, zatrudnienie, wykształcenie, zdjęcia, orzeczenia oraz decyzje administracyjne a także inne dane, wyłącznie niezbędne do realizacji poszczególnych zadań.

Prawa osoby której przetwarzane są dane

1. Za przetwarzanie danych osób do 16 r.ż. odpowiadają opiekunowie prawni. Administrator ma prawo zweryfikować wiek osoby jeśli ma podejrzenia co do niespełnienia tego warunku.
2. Prawo do całkowitego usunięcia danych, przysługuje jeśli:
   1. Jeśli zauważycie Państwo że wasze dane są przetwarzane niezgodnie z prawem albo rodzaj przetwarzanych danych wykracza poza niezbędny zakres informacji;
   2. Jeśli dane zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego;
   3. Jeśli dane nie są już niezbędne;
   4. Jeśli cofniecie państwo zgodę na przetwarzanie danych osobowych, ale nie istnieje inna podstawa do ich przetwarzania;
3. Prawo do przenoszenia danych – można z niego skorzystać aby otrzymać od Administratora pełen zakres danych jaki Administrator zebrał na Państwa temat. Można z niego skorzystać jeśli dane przetwarzane są w ramach dobrowolnie wyrażonej zgody lub wynikają z zawartej umowy.
4. Prawo sprzeciwu wobec przetwarzanych danych osobowych wobec przekazania danych innemu administratorowi lub w celach marketingowych.
5. Prawo zmiany danych – możecie Państwo zmienić, zaktualizować swoje dane osobowe w każdym momencie, np. jeśli zmieniliście nazwisko, miejsce zamieszkania albo numer telefonu.

Jeśli Państwo uważają że dane przetwarzane przez urząd wykraczają ponad zakres wymagany do realizacji celu, czy skorzystać z przysługujących Państwu praw, należy się zgłosić do Inspektora Ochrony Danych.

Inspektor nie udziela szczegółowych odpowiedzi dotyczących Państwa danych osobowych przez telefon, zaś w przypadku zgłoszenia pisemnego skorzystania z Państwa praw lub obowiązku informacyjnego, pismo lub metoda kontaktu musi w sposób jednoznaczny określać, że to Państwo jesteście właścicielami tych danych osobowych.

Czas przechowywania danych

Przetwarzane w urzędzie dane podlegają w większości przepisom ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach i w zależności od rodzaju sprawy, dane te podlegają archiwizacji.

W przypadku danych wykorzystywanych poza obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa, dane będą usuwane natychmiast po ustaniu realizacji celu w przypadku przetwarzania w formie papierowej, oraz minimum 2 lata maksymalnie 5 lat po ustaniu realizacji celu w przypadku przetwarzania w formie elektronicznej. Ten drugi wymóg wynika z zapewnienia rozliczalności zadań w systemach teleinformatycznych.

Udostępnianie danych osobowych

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane uprawnionym instytucjom reprezentujących interes publiczny na podstawie stosownych przepisów. Takimi instytucjami są między innymi: Policja, sądy, wojsko, biura komornicze, ZUS, KRUS, szkoły i inne.
W przypadku przekazywania Państwa danych do innych podmiotów nierealizujących celu publicznego np. drukarnia wykonująca druki opłat z Państwa danymi, będziecie Państwo o tym fakcie poinformowani i do takiego celu będzie wymagane wyrażenie zgody.
Państwa dane mogą być przekazywane do innych krajów na podstawie stosownych przepisów i wyłącznie za pośrednictwem Ministerstwa Spraw Zagranicznych na jego wniosek.

Zabezpieczenie danych osobowych

Państwa dane osobowe podlegają szczególnej ochronie. Aby zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa, w tutejszym urzędzie wdrożono Politykę Bezpieczeństwa Informacji oraz Instrukcję Zarządzania Systemem Informatycznym tworzące spójnie System Ochrony Danych. Dokumenty te są analizowane i na bieżąco aktualizowane aby przeciwdziałać nowo pojawiającym się zagrożeniom. Systemy informatyczne zabezpieczone są powszechnie uznawanymi metodami, zastosowano również rozwiązania organizacyjne i przeszkolono pracowników w zakresie ochrony danych osobowych.

Profilowanie i przetwarzanie automatyczne

Tutejszy Urząd nie przetwarza danych automatycznie ani nie profiluje użytkowników.

Podstawa prawna i skargi

Ochrona danych w urzędzie działa w oparciu o przepisy o ochronie danych osobowych w szczególności Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych powszechnie znanym pod nazwą RODO lub GDPR.

Macie Państwo prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych do organu nadzorczego, którym jest Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych

-  Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa