Archiwum zakładowe

Informacja nt. prowadzenia archiwum zakładowego przez Urząd Miejski w Zabłudowie

Archiwum zakładowe Urzędu Miejskiego w Zabłudowie

Archiwum zakładowe Urzędu Miejskiego w Zabłudowie

Archiwum zakładowe podlega Referatowi Organizacyjnemu Urzędu Miejskiego. Zasób archiwalny zakładowego archiwum obejmuje materiały archiwalne powstałe w wyniku działania Urzędu Miejskiego oraz jednostek organizacyjnych.

Archiwum zakładowe obejmuje materiały archiwalne:

1) kategorię dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne, oznacza się symbolem „A”,

2) kategorię dokumentacji niearchiwalnej, oznacza się symbolem „B” z tym, że:

symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb urzędu oraz celów kontrolnych,
symbolem „Bc” oznacza się dokumentację niearchiwalną posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę,
symbolem „BE” oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe.

W archiwum zakładowym przechowuje się:

dokumenty archiwalne - akta kategorii „A” - do momentu odbioru przez Archiwum Państwowe w Białymstoku obejmujące okres od lipca 1975 r. do 1990 r.,

zbiór dokumentacji własnej kategorii „A” i „B” Urzędu Miejskiego i jednostek podległych podporządkowanych Burmistrzowi Zabłudowa wytworzonych po 1990 r.

Archiwum zakładowe udostępnia zgromadzone zbiory archiwalne na zasadach zawartych w Zarządzeniu Burmistrza Nr IV/63/03 z dnia 30 września 2003 r. w sprawie instrukcji archiwalnej, a mianowicie:

1. Archiwum zakładowe udostępnia dokumentację kategorii „A” i „B” dla celów służbowych naukowo - badawczych.

2. Udostępnianie dokumentacji dla celów służbowych odbywa się za zgodą kierownika tego referatu, z którego dokumentacja pochodzi, na podstawie kart udostępniania. Na udostępnienie dokumentacji referatu lub stanowiska zlikwidowanego zgodę wyraża kierownik referatu, który przejął jego zakres działania lub - jeżeli takiego referatu nie można ustalić - bezpośredni przełożony pracownika archiwum.

3. Udostępnianie dokumentacji dla celów naukowo - badawczych odbywa się na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

4. Udostępnianie dokumentacji odbywa się w pomieszczeniach biurowych archiwum zakładowego pod nadzorem pracownika archiwum lub wyznaczonego przez niego pracownika.

5. W uzasadnionych wypadkach dokumentacja może być wypożyczona poza lokal archiwum zakładowego na teren pomieszczeń biurowych urzędu. Należy wówczas dokumentację znajdującą się w wypożyczonej teczce ponumerować (paginować) oraz sporządzić jej spis i opis (np. załączniki w postaci planów, plansz, itp. dokumenty luźne, stan zachowania materiałów, braki, itd.)

6. Poza biura urzędu nie wolno wypożyczać żadnej dokumentacji.

7. Poza lokal archiwum zakładowego nie wolno wypożyczać: