Zasady funkcjonowania funduszu sołeckiego zostały uregulowane ustawą z dnia 21 lutego 2014r o funduszu sołeckim. Ustawa ta stanowi zbiór jednolitych dla wszystkich gmin wiejskich zasad udziału mieszkańców wsi w współdecydowaniu o wydatkach części budżetu na dany rok.

Szansę na wykorzystanie środków z funduszu sołeckiego mają te sołectwa, które złożą odpowiednie pod względem formalnym wnioski.

Na co można przeznaczyć fundusz sołecki?

Zgłoszone we wniosku przedsięwzięcia muszą spełniać równocześnie trzy podstawowe warunki:

• są zadaniami własnymi gminy,
• służą poprawie życia mieszkańców,
• są zgodne ze strategią rozwoju gminy.

Podstawowy wymóg zgodności przedsięwzięć z zadaniami własnymi gminy jest spełniony wówczas, gdy zadania uchwalone przez sołectwa należą do spraw publicznych o znaczeniu lokalnym i jednocześnie nie są zastrzeżone ustawami na rzecz innych podmiotów.

Uzasadnienie - kluczowy element wniosku

W uzasadnieniu wniosku sołectwo wskazuje, czy dane przedsięwzięcie mieści się w zakresie zadań własnych gminy. Katalog tych zadań zawarty w cytowanym poniżej w art 7 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym.

Katalog zadań własnych gminy:

1. Zaspokajanie zbiorowych potrzeb wspólnoty należy do zadań własnych gminy. W szczególności zadania własne obejmują sprawy:

1) ładu przestrzennego, gospodarki nieruchomościami, ochrony środowiska i przyrody oraz gospodarki wodnej;

2) gminnych dróg, ulic, mostów, placów oraz organizacji ruchu drogowego;

3) wodociągów i zaopatrzenia w wodę, kanalizacji, usuwania i oczyszczania ścieków komunalnych, utrzymania czystości i porządku oraz urządzeń sanitarnych, wysypisk i unieszkodliwiania odpadów komunalnych, zaopatrzenia w energię elektryczną i cieplną oraz gaz;

3a) działalności w zakresie telekomunikacji;

4) lokalnego transportu zbiorowego;

5) ochrony zdrowia;

6) pomocy społecznej, w tym ośrodków i zakładów opiekuńczych;

6a) wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej;

7) gminnego budownictwa mieszkaniowego;

8) edukacji publicznej;

9) kultury, w tym bibliotek gminnych i innych instytucji kultury oraz ochrony zabytków i opieki nad zabytkami;

10) kultury fizycznej i turystyki, w tym terenów rekreacyjnych i urządzeń sportowych;

11) targowisk i hal targowych;

12) zieleni gminnej i zadrzewień;

13) cmentarzy gminnych;

14) porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej, w tym wyposażenia i utrzymania gminnego magazynu przeciwpowodziowego;

15) utrzymania gminnych obiektów i urządzeń użyteczności publicznej oraz obiektów administracyjnych;

16) polityki prorodzinnej, w tym zapewnienia kobietom w ciąży opieki socjalnej, medycznej i prawnej;

17) wspierania i upowszechniania idei samorządowej, w tym tworzenia warunków do działania i rozwoju jednostek pomocniczych i wdrażania programów pobudzania aktywności obywatelskiej;

18) promocji gminy;

19) współpracy i działalności na rzecz organizacji pozarządowych oraz podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536, z późn. zm.4));

20) współpracy ze społecznościami lokalnymi i regionalnymi innych państw”.

Zgodność przedsięwzięcia ze strategią rozwoju gminy, w związku z brakiem obowiązującego dokumentu o takiej nazwie będzie rozpatrywana w świetle innych dokumentów o znaczeniu strategicznym. W tej sytuacji burmistrz, a następnie rada gminy będą dokonywać oceny zgodności wnioskowanego przedsięwzięcia z misją, realizowanymi zadaniami własnymi gminy, a także zadaniami zawartymi w budżecie gminy, planami inwestycyjnymi i kierunkami zagospodarowania przestrzennego.

Jak oszacować koszty przedsięwzięcia?

Szacując koszty zadań należy na wstępie ustalić ceny rynkowe usług i materiałów potrzebnych do ich realizacji. Ceny można ustalić na podstawie cen w lokalnych sklepach i hurtowniach. Koszty usług podają wykonawcy na różnego rodzaju portalach internetowych. Jeżeli na lokalnym rynku działają rzemieślnicy, warto zorientować się, jaką cenę proponują za dana usługę. Ponadto ceny materiałów i usług zamawianych przez Urząd Miejski w Zabłudowie są podane w ogłoszeniach o wyłonieniu wykonawcy dostępnych na stronie BIP Urzędu w zakładce „Zamówienia publiczne”.

Istotnym celem szacowania kosztów zawartych we wniosku jest przedstawienie zebraniu wiejskiemu, możliwości sfinansowania danego zakresu robót ze środków funduszu sołeckiego. Nie może być tak, że mieszkańcy uchwalą wniosek, w którym wskażą do wykonania w kolejnym roku budżetowym budowę chodnika o długości 1000 mb, gdzie w rzeczywistości wyodrębniona na dane sołectwo kwota funduszu pokryje jedynie 20% tego zadania.

Wykonanie robót lub innego rodzaju przedsięwzięć w szerszym zakresie niż wynika to z kwoty przypadającego funduszu jest możliwe w przypadku współfinansowania zadań z innych środków.

WAŻNE!!
Zasady współfinansowania powinny być ustalone przez wnioskodawcę przed zebraniem wiejskim. 

W przeciwnym wypadku może się okazać, że np. właściciele posesji, przy których planowany jest chodnik nie chcą ponieść nakładów w postaci środków pieniężnych lub robocizny. Zebranie wiejskie może uchwalić wniosek polegający na współfinansowaniu ze środków z funduszu zadania, które będzie w przyszłym roku wykonywane przez gminę. W takim przypadku zasady współfinansowania powinny być wcześniej omówione z władzami gminy.

Dodatkowo w Urzędzie Miejskim należy się upewnić, czy na drodze wzdłuż, której planujemy wykonać chodnik nie są planowane w najbliższej przyszłości poważniejsze remonty lub przebudowy. Jeżeli gmina będzie miała tego rodzaju zamierzenia, to rada gminy może odrzucić nasz wniosek, ponieważ będzie on niezgodny z ogólnie pojęta strategią.

Z czyjej inicjatywy może być uchwalony wniosek do funduszu sołeckiego?

Środki z funduszu sołeckiego mogą być przeznaczone wyłącznie na zadania uchwalone przez sołectwo we wniosku. Inicjatywę w składaniu propozycji do funduszu sołeckiego zgodnie z art 5 ust 2 uofs posiadają:

• sołtys,
• rada solecka,
• 15 pełnoletnich mieszkańców sołectwa.

Dobrą praktyką jest zgłoszenie na zebraniu wiejskim wniosku w formie pisemnej. Przedłożony w ten sposób wniosek powinien zawierać wymagane ustawą elementy (wskazanie przedsięwzięć, uzasadnienie, oszacowanie kosztów).

Uczestnicy zebrania wiejskiego widząc elementy składowe kosztów realizacji przedsięwzięcia są bardziej świadomi swojego wyboru. Wiedza ta jest szczególnie istotna w przypadku, gdy koszt realizacji przedsięwzięcia jest obniżony w związku z wkładem własnym społeczeństwa w postaci np. robocizny, świadczeń pieniężnych lub rzeczowych. Dzięki własnemu zaangażowaniu dana społeczność w ramach tych samych środków może więcej zdziałać dla swojej miejscowości. Pojawia się tu również wartość dodana w postaci nawiązania relacji, pogłębienia znajomości, a także dbałości o wspólne dobro. Zgłoszony na piśmie wniosek podpisany przez 15 obywateli (mieszkańców) jest wyjątkowo czytelnym sposobem na zgłoszenie propozycji przez samych mieszkańców, niezależnie od sołtysa.

Tak sformułowany wniosek zebranie wiejskie przyjmuje w drodze uchwały.

Zważać należy na to by szacunkowy koszt realizacji zadań wymienionych we wniosku  mieścił się w ramach środków z funduszu wyodrębnionych na dane sołectwo.

Zebranie wiejskie zwoływane w celu uchwalenia wniosku do funduszu, powinno być poprzedzone nieformalnymi spotkaniami sołtysa z mieszkańcami i konsultowaniu z nimi swoich pomysłów, jak również wsłuchiwanie się w ich potrzeby.

W jakim terminie należy złożyć wniosek do funduszu sołeckiego?

Wniosek, wraz z informacją o kosztach i uzasadnieniem jest przedkładany burmistrzowi w terminie do 30 września każdego  roku, celem uwzględnienia go w projekcie budżetu na przyszły rok .

Konsekwencją nie złożenia przez sołectwo w terminie do 30 września poprzedzającego rok budżetowy – wniosku do funduszu sołeckiego jest niewykorzystanie środków przypadających na sołectwo. Mieszkańcy takiego sołectwa nie będą mogli skorzystać również z procedury „ponownego złożenia wniosku”, gdyż nie zostały na ten cel zarezerwowane środki w budżecie gminy.

Kiedy wniosek zostanie odrzucony przez burmistrza?

Burmistrz rozpatrując wnioski złożone do budżetu w ramach funduszu sołeckiego, w terminie 7 dni i odrzuca te, które nie spełniają warunków określonych w art 5 ust 2 – 4 ustawy o funduszu sołeckim, a mianowicie gdy:

• wniosek nie będzie uchwalony z inicjatywy sołtysa, rady sołeckiej lub 15 pełnoletnich mieszkańców sołectwa,
• wniosek nie był uchwalony przez zebranie wiejskie,
• we wniosku nie określono przedsięwzięć, nie oszacowano ich kosztów lub nie podano uzasadnienia,
• wniosek złożony po 30 września roku poprzedzającego rok budżetowy,
• wniosek złożony po 31 października roku, w którego wniosek dotyczy w przypadku wniosku o zmianę przedsięwzięć.

Ponadto prawomocność podjętej uchwały w sprawie przyjęcia wniosku do funduszu sołeckiego jest sprawdzana w oparciu o statut oraz protokół z przebiegu zebrania wiejskiego.

Zebranie wiejskie powinno być zwołane i przeprowadzone zgodnie z wytycznymi zawartymi w statucie.

Do protokołu należy dołączyć listę uczestników zebrania w celu stwierdzenia czy liczba mieszkańców sołectwa biorących udział w zebraniu zapewniała statutowe kworum.

O fakcie nieuwzględnienia wniosku sołectwa wójt informuje sołtysa na piśmie podając przyczyny odrzucenia.

Wniosek odrzucono. Co dalej?

W terminie 7 dni od otrzymania pisma, sołtys może podtrzymać wniosek i skierować go do rady. Rada gminy rozpatruje wniosek w terminie 30 dni. W procedurze rozpatrywania wniosku prze radę w trybie
art 5 ust. 9 uofs brane są te same kryteria, w oparciu o które wniosek rozpatruje wójt. Ponadto odrzuceniu podlega wniosek podtrzymany po upływie terminu. W przypadku podtrzymania wniosku przez radę i wójt jest związany z jego treścią.

Ponadto Sołtys ma możliwość skierowania wniosku do ponownego uchwalenia przez zebranie wiejskie,
po czym przekazania go do rady, która tak jak przy podtrzymaniu ma 30 dni na jego rozpatrzenie.

Rada odrzuca wniosek, który został przekazany po upływie terminu 7 dni od dnia przekazania przez wójta informacji o odrzuceniu wniosku..

W przypadku przyjęcia przez radę wniosku do realizacji, burmistrz jest związany z decyzją rady.

Czy sołectwa mogą w ramach funduszu sołeckiego realizować wspólne przedsięwzięcia?

W świetle art 6 ustawy o funduszu sołeckim, sołectwa mogą realizować wspólne przedsięwzięcia.

W tym celu każda z jednostek pomocniczych powinna uchwalić odrębny wniosek ze wskazaniem przedsięwzięć do realizacji na obszarze danego sołectwa lub innego położonego w tej samej gminie.

„Sołectwa nie uchwalają wspólnych wniosków Wniosek uchwala się i formułuje na ogólnych zasadach. Przedsięwzięcie będzie „wspólne”, jeżeli co najmniej dwa sołectwa przeznaczą środki na dane przedsięwzięcie (w tym jedno uchwala zadanie „na własnym obszarze” a drugie i ewentualne kolejne sołectwa – „poza obszarem”. W praktyce zatem, to wójt (burmistrz) będzie formalnie stwierdzał przy badaniu wniosków,
czy mamy do czynienia ze wspólnym przedsięwzięciem (art. 6 ust. 3 ustawy[1])”.

Zwołanie zebrania wiejskiego

Zgodnie ze statutami jednostek pomocniczych gminy Zabłudów, w każdym sołectwie ogłoszenie o ogólnym zebraniu wiejskim powinno być wywieszone na okres co najmniej 5 dni. Informację o zebraniu można przekazać poprzez:

• wywieszenie w kilku miejscach wsi,
• zamieszczenie w sklepie,
• włożenie do skrzynek pocztowych.

Ważna jest także osobista rozmowa sołtysa z mieszkańcami. Dzięki takim rozmowom sołtys może poznać opinie mieszkańców na temat swojej propozycji zamierzeń zgłaszanych we wniosku oraz poznać potrzeby innych mieszkańców oraz ich oczekiwania. W trakcie rozmów sołtys może wstępnie ustalić, czy mieszkańcy będą skłonni do poniesienia wkładu własnego w przypadku realizacji przedsięwzięcia. Jest to szczególnie istotne przy szacowaniu kosztów zadania. Zaangażowanie mieszkańców w planowanie zamierzeń przyczynia się do ich obecności na zebraniu wiejskim, na którym wspólnie zadecydują o tym, na co chcą przeznaczyć wyodrębnione na ich sołectwo środki. Istnieje prawdopodobieństwo, że im bardziej mieszkańcy zaangażują się w procesie planowania zamierzeń, to tym bardziej będzie im zależało na wykonaniu uchwalonych przedsięwzięć.

Zgodnie z §14 i §15 Statutu sołectwa zebranie wiejskie jest zdolne do podejmowania uchwał, jeżeli uczestniczy w nim, co najmniej 20 % mieszkańców. W przypadku, gdy mimo zachowania warunków przewidzianych postanowieniem § 15 w zebraniu nie uczestniczy wymagana ilość mieszkańców - zwołuje się zebranie w drugim terminie. Zebranie w drugim terminie posiada zdolność uchwałodawczą.

Kto może brać udział w zebraniu wiejskim w sprawie uchwalenia wniosku do funduszu sołeckiego?

O ile w sprawach wyboru sołtysa lub przewodniczącego rady osiedla mogą decydować wyłącznie mieszkańcy wpisani do rejestru wyborców w danej miejscowości, to w innych sprawach dotyczących funkcjonowania sołectwa prawo głosu mają wszyscy mieszkańcy stanowiący wspólnotę samorządową stale zamieszkujący w danym sołectwie. 

[1]Opinia dr Rafała Trykozko opublikowana na stronie http://funduszesoleckie.pl/13,721,zmiana_wnioskow_o_fundusz_solecki_zlozonych_w_2013_roku_i_charakter_wspolnych_przedsiewziec_solectw.html